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Consultas y trámites en línea
La Oficina Virtual es el medio interactivo que la CCSS proporciona para que patronos (y también trabajadores) realicen trámites generales vía web.
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Preguntas frecuentes
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¿Cómo asegurar un empleado (a) extranjero (a)?
¿Cómo asegurar un empleado (a) extranjero (a)?
¿Cuál es el monto del salario que debe reportar un patrono?
¿Cuál es el monto del salario que debe reportar un patrono?
Por ejemplo, si usted gana ¢200 mil colones quincenales, el patrono debe reportar a la CCSS un salario mensual de ¢400 mil colones. Esto para que en el futuro usted pueda gozar del monto que realmente le corresponde en su pensión.
¿Cuál es el usuario de la Oficina Virtual CCSS?
¿Cuál es el usuario de la Oficina Virtual CCSS?
El usuario puede ser la cédula jurídica en caso de personas jurídicas (10 espacios sin guiones, sin segregado ni sector), formato de ejemplo: 3101209612; la cédula de identidad en caso de personas físicas nacionales (9 espacios sin guiones y con el formato de ejemplo: 101340660), o el número de asegurado, en caso de personas físicas extranjeras (de 8 a 10 espacios, según el número otorgado, no se debe ingresar el (7-) que identifica a los extranjeros y formato de ejemplo: 17813053)
¿Cuál es el periodo para la gestión de las planillas?
¿Cuál es el periodo para la gestión de las planillas?
El período para la gestión de la planilla a través de la Oficina Virtual CCSS, inicia el día 26 de cada mes y se extiende hasta el cuarto día hábil del mes siguiente. La gestión de la planilla por medio del Sistema Grandes Clientes o Medios Magnéticos, inicia el día 26 de cada mes o día hábil siguiente y se extiende hasta el tercer día hábil del mes siguiente.
¿Cuáles son los requisitos para solicitar un ajuste de planilla?
¿Cuáles son los requisitos para solicitar un ajuste de planilla?
El ajuste de planilla puede realizarlo a través del autoservicio de ajustes de planilla por medio de la Oficina Virtual CCSS cuando así lo requiera y según los plazos establecidos. En el siguiente enlace encontrará el video tutorial, en el cual podrá visualizar paso a paso cómo realizar el ajuste:
O por medio del formulario de solicitud de ajuste de planilla el cual puede ser descargado por medio del siguiente enlace:
¿Olvidó su contraseña? | Bloqueo de usuario
¿Olvidó su contraseña? | Bloqueo de usuario
Si olvidó o bloqueó su contraseña, usted puede regenerar su clave a través de la opción “¿Olvidó su contraseña?” y así llegará a su correo electrónico registrado en el sistema.
El usuario puede ser la cédula jurídica (10 dígitos), la cédula de identidad en caso de nacionales (9 dígitos) o el número de asegurado en caso de extranjeros (de 8 a 10 dígitos), para todos los casos no debe indicar guiones, espacios ni segregados y sectores.
Luego le llegará un correo electrónico con un enlace en color azul al que debe ingresar. Ahí se le solicitará que realice su nueva clave con las condiciones que se mencionan en la pantalla.
La regeneración de su clave únicamente la puede realizar por medio de la Oficina Virtual CCSS en la opción "¿Olvidó su contraseña?".
¿Cómo gestionar la planilla en la Oficina Virtual CCSS?
¿Cómo gestionar la planilla en la Oficina Virtual CCSS?
La gestión de la planilla consiste en tres pasos:
• 1. Presentación: ingresar a la Oficina Virtual CCSS del 26 del mes al cuarto día hábil del siguiente mes y presionar "Sí" en el mensaje de presentación que se mostrará, y luego pulse "continuar", con lo cual el sistema cargará la información de los trabajadores y salarios de la planilla del mes pasado, para que realice las modificaciones necesarias.
Si no realiza este paso, se le generará un recargo de 2% sobre lo facturado en SEM y otro 2% sobre IVM.
• 2. Modificación: registrar los movimientos en la planilla como incapacidades, exclusiones, permisos, inclusiones y demás. En caso de no tener movimientos continúe con el paso 3.
• 3. Facturación: paso irreversible que genera la factura según los movimientos registrados.
Si presenta su planilla, pero no la factura, al quinto día hábil del mes el sistema le generará la factura.
Ver video tutorial en la siguiente dirección web:
https://www.youtube.com/watch?v=_S905Ki-I0E&index=13&list=PLawVDFH_R_QIiHnsj24qfiZNrQwMiE5Db
¿Qué es la facturación de oficio o recargo por no presentación?
¿Qué es la facturación de oficio o recargo por no presentación?
En caso de no presentar su planilla se aplicará un recargo del 2% calculado sobre el monto total de las cuotas del SEM y otro 2% sobre el monto total de las cuotas del IVM.
Además, no se registrarán los cambios mensuales de los trabajadores (incapacidad, permisos, inclusiones, exclusiones y cambio de salario).
Si requiere hacer alguna modificación, debe solicitar un ajuste de planilla, el trámite para solicitar un ajuste de planilla puede encontrarlo en siguiente enlace https://www.ccss.sa.cr/tramites en la opción “ Trabajadores y Patronos” selecciona “Patronos” y ahí busca el que dice “Solicitud ajustes de planilla”, donde puede conocer la información para el trámite.
¿Por qué cuando registro el salario al trabajador, el sistema me indica
¿Por qué cuando registro el salario al trabajador, el sistema me indica
La CCSS mantiene una Base Mínima Contributiva Diferenciada para el cálculo de las cuotas obrero-patronales, para el cálculo de la cuota de SEM (Seguro Enfermedad y Maternidad), sobre el monto de ₡341.227 y para el cálculo de la cuota de IVM (Invalidez Vejez y Muerte), sobre el monto de ₡319.384, esto implica que todo salario inferior a estos montos será ajustados a la BMC.
Lo anterior, únicamente para el cálculo de los rubros obrero-patronales del seguro de salud (SEM) y el seguro de pensiones (IVM).
Ahora, según el artículo 34 del Reglamento del IVM y el artículo 64 del Reglamento del SEM, ambos permiten excepciones al ajuste de la cotización mínima. Estas son:
- Cesantía o ingreso de nuevos trabajadores ocurridos en períodos intermedios del mes.
- Reportes de incapacidades o permisos sin goce de salario que abarcan más de quince días.
- Trabajo simultáneo con varios patronos o con patrono y seguro independiente percibiendo salarios e ingresos inferiores con todos o algunos de ellos.
Ejemplo:
Si se reporta a un trabajador con ¢100.000 de salario en el mes sin ninguna de las excepciones anteriores, el sistema realizará el ajuste a la cotización mínima para facturar en los rubros de SEM Obrero patronal sobre el monto de ₡341.227 y para el cálculo de la cuota de IVM (Invalidez Vejez y Muerte), sobre el monto de ₡319.384.
¿Cómo puedo imprimir el detalle de cuotas o la planilla desde la Oficina Virtual CCSS?
¿Cómo puedo imprimir el detalle de cuotas o la planilla desde la Oficina Virtual CCSS?
Un vez que haya ingresado a la Oficina Virtual CCSS, debe seleccionar la opción “Listar Facturas” del menú “Facturas”.
En la lista de facturas, seleccione la factura que desea consultar (botón en la primera columna a la izquierda) y presione sobre el botón “Detalle”, en la ventana emergente, presione sobre el botón “Ver planilla”.
Posteriormente, puede generar el reporte de esta factura, por ejemplo, el detalle de facturación, la planilla, el de cotización mínima o las exoneraciones, esto seleccionado la factura e ingresando a la opción "Planilla", luego en “Reportes” dentro de este menú, seleccionar el reporte deseado.
Recuerde que se requiere mantener las ventanas emergentes o "pop-ups" habilitados en su navegador.
Ver video tutorial en la siguiente dirección web:
https://www.youtube.com/watch?v=oM53G3dI-Rs&index=6&list=PLawVDFH_R_QIiHnsj24qfiZNrQwMiE5Db
¿Cuál es el fundamento legal para ser asegurado obligatorio?
¿Cuál es el fundamento legal para ser asegurado obligatorio?
¿Qué se considera salario?
Todas las remuneraciones pagadas a los trabajadores con motivo o derivadas de la relación obrero-patronal.
¿Cuáles son las obligaciones de los patronos en materia de aseguramiento?
¿Cuáles son las obligaciones de los patronos en materia de aseguramiento?
El artículo 66 del Reglamento del Seguro de Salud, establece: “…De las obligaciones de los patronos. Son obligaciones de los patronos:
-
Inscribirse como tales ante la Caja en los primeros ocho días hábiles posteriores al inicio de la actividad o la adquisición de la empresa o negocio, aportando la siguiente información mínima:
-
Nombre y calidades: brindar nombre del negocio, y la actividad a que se dedica; señalar la dirección y los números de teléfono, apartado y facsímil, si los hubiere.
-
Si se trata de personas jurídicas, además de los datos que le sean aplicables según el inciso anterior, deben aportarse fotocopias de la escritura de constitución y de la cédula jurídica.
-
Variaciones que se produzcan referentes a cambios en el nombre, representación legal, actividad o domicilio.
-
Comunicar la venta o el arrendamiento del negocio, e indicar en las planillas la suspensión temporal o definitiva de los contratos de trabajo o la terminación de la actividad.
-
Otorgar permiso a sus trabajadores, para que puedan recibir las prestaciones a que se refiere el Reglamento del Seguro de Salud.
-
Acreditar la condición de aseguramiento de los nuevos trabajadores conforme el procedimiento que la Caja indique.
-
Presentar dentro de los plazos programados y en la forma que disponga la administración (disquete, cintas, facsímil, etc.), la lista de sus trabajadores correspondiente al mes inmediato anterior con los datos requeridos.
-
Deducir de los salarios la cuota de los trabajadores, todo de conformidad con el artículo 30º de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y el artículo 95º del Código de Trabajo.
-
Pagar en los plazos establecidos y en la forma que disponga la administración (transferencia de fondos, tarjeta de crédito, teleproceso, etc.), tanto las cuotas patronales como las de sus trabajadores.
Pasada la fecha máxima de pago, el patrono deberá cancelar los intereses y recargos que señala el Reglamento del Seguro de Salud.
Es entendido que cualquier dato falso u omisión que se consigne en las planillas o en las tarjetas provisionales de comprobación de derechos, que induzca a la Caja a otorgar prestaciones a personas que de conformidad con las prescripciones del presente Reglamento no tengan derecho a ellas, hará incurrir a los patronos, aparte de la obligación de pagar esas prestaciones, en las sanciones establecidas en la sección VI de la Ley Constitutiva de la Caja…”.
¿Cuáles son las cargas sociales recaudadas por la CCSS?
¿Cuáles son las cargas sociales recaudadas por la CCSS?
Las cargas sociales son:
-
Caja Costarricense de Seguro Social
- Concepto: SEM | Patrono: 9.25% | Trabajador: 5.50% | Porcentaje: 14.75%
- Concepto: IVM | Patrono: 5.42% | Trabajador: 4.17% | Porcentaje: 9.59%
- Total CCSS: Patrono: 14.67% | Trabajador: 9.67% | Porcentaje: 24.34%
-
Recaudación otras instituciones
- Cuota Patronal Banco Popular: 0.25%
- Asignaciones Familiares: 5.00%
- IMAS: 0.50%
- INA: 1.50%
- Total otras instituciones: 7.25%
-
Ley de Protección al Trabajador (LPT)
- Aporte Patrono Banco Popular: 0.25%
- Fondo de capitalización laboral: 1.50%
- Fondo de pensiones complementarias: 2.00%
- Aporte trabajador Banco Popular: 1.00%
- INS: 1.00%
- Total LPT: 5.75%
-
TOTAL
- 37.34%
¿Cuándo se considera que existe una relación obrero-patronal?
¿Cuándo se considera que existe una relación obrero-patronal?
¿Cómo excluir a un trabajador?
¿Cómo excluir a un trabajador?
Para excluir a un o una colaboradora de la planilla, deberá ingresar a la Oficina Virtual CCSS dentro del periodo de gestión de la planilla, luego ubique al trabajador en la lista de los trabajadores actuales de la planilla, posteriormente, presione sobre el botón “Movimientos”.
En la ventana emergente “Movimientos del trabajador”, selecciona la opción “Exclusión” y complete los campos requeridos de la siguiente forma:
a) “Fecha de Exclusión”: corresponde a la fecha de salida del trabajador y debe estar dentro del periodo que se está procesando. El sistema delimita la fecha de salida a los días del período de facturación.
De igual manera, verifique que no existan incapacidades o permisos posteriores a la fecha de exclusión ingresada.
b) “Salario de Exclusión”: En este campo debe registrar el salario que haya devengado el trabajador por los días laborados en el mes que se esté procesando. Si sale el primer día del mes o el mes anterior, debe registrar salario “cero”, si labora algunos días del mes debe incluir el salario que devengó. Si la cantidad digitada contiene decimales, estos deben separarse con un punto (.).
c) “Observaciones”: Este campo es opcional. Finalmente, presione el botón “Excluir” para confirmar la exclusión.
Ver video tutorial en la siguiente dirección web:
https://www.youtube.com/watch?v=bb5A7TueIJk&index=15&list=PLawVDFH_R_QIiHnsj24qfiZNrQwMiE5Db
¿Cómo registrar una licencia de maternidad?
¿Cómo registrar una licencia de maternidad?
Para registrar una licencia de maternidad, debe presentar su planilla en el periodo establecido, posteriormente dirigirse al trabajador en la planilla e ingresar en "Movimientos", luego en "Incapacidades" debe seleccionar el tipo, fecha inicio y final, tomando en consideración que únicamente para la licencia de maternidad se pueden digitar fechas posteriores del periodo actual de la gestión de la planilla, no así fechas anteriores.
Por ejemplo, si la incapacidad va del 15 de enero al 15 de abril, puede colocar todo el rango. Luego da clic en el botón "Agregar" y la misma se registrará.
En la planilla de la CCSS se debe reportar el 100% del salario, es decir, el monto que el patrono le cancela a la trabajadora y el monto de licencia que la Caja le cancela a la trabajadora.
A su vez, a la trabajadora se le debe rebajar las cargas sociales, es decir, el 10.50% sobre la totalidad de lo reportado en la planilla.
Puntos de pago [30]
Las cuotas del Seguro Social se pueden pagar hasta con 59 días de vencidas en los siguientes centros de recaudación:
