Información y servicios para patronos

El usuario puede ser la cédula jurídica en caso de personas jurídicas (10 espacios sin guiones, sin segregado ni sector), formato de ejemplo: 3101209612; la cédula de identidad en caso de personas físicas nacionales (9 espacios sin guiones y con el formato de ejemplo: 101340660), o el número de asegurado, en caso de personas físicas extranjeras (de 8 a 10 espacios, según el número otorgado, no se debe ingresar el (7-) que identifica a los extranjeros y formato de ejemplo: 17813053)

El período para la gestión de la planilla a través de la Oficina Virtual CCSS, inicia el día 26 de cada mes y se extiende hasta el cuarto día hábil del mes siguiente. La gestión de la planilla por medio del Sistema Grandes Clientes o Medios Magnéticos, inicia el día 26 de cada mes o día hábil siguiente y se extiende hasta el tercer día hábil del mes siguiente.

El ajuste de planilla puede realizarlo a través del autoservicio de ajustes de planilla por medio de la Oficina Virtual CCSS cuando así lo requiera y según los plazos establecidos. En el siguiente enlace encontrará el video tutorial, en el cual podrá visualizar paso a paso cómo realizar el ajuste:

Ver video

O por medio del formulario de solicitud de ajuste de planilla el cual puede ser descargado por medio del siguiente enlace:

GF-DSCR-F071 v100 Solicitud ajuste de planilla

Si olvidó o bloqueó su contraseña, usted puede regenerar su clave a través de la opción “¿Olvidó su contraseña?” y así llegará a su correo electrónico registrado en el sistema.

El usuario puede ser la cédula jurídica (10 dígitos), la cédula de identidad en caso de nacionales (9 dígitos) o el número de asegurado en caso de extranjeros (de 8 a 10 dígitos), para todos los casos no debe indicar guiones, espacios ni segregados y sectores.

Luego le llegará un correo electrónico con un enlace en color azul al que debe ingresar. Ahí se le solicitará que realice su nueva clave con las condiciones que se mencionan en la pantalla. 

La regeneración de su clave únicamente la puede realizar por medio de la Oficina Virtual CCSS en la opción "¿Olvidó su contraseña?".

Ver video

La gestión de la planilla consiste en tres pasos:

• 1. Presentación: ingresar a la Oficina Virtual CCSS del 26 del mes al cuarto día hábil del siguiente mes y presionar "Sí" en el mensaje de presentación que se mostrará, y luego pulse "continuar", con lo cual el sistema cargará la información de los trabajadores y salarios de la planilla del mes pasado, para que realice las modificaciones necesarias.

Si no realiza este paso, se le generará un recargo de 2% sobre lo facturado en SEM y otro 2% sobre IVM.

 • 2. Modificación: registrar los movimientos en la planilla como incapacidades, exclusiones, permisos, inclusiones y demás. En caso de no tener movimientos continúe con el paso 3.

 • 3. Facturación: paso irreversible que genera la factura según los movimientos registrados.

Si presenta su planilla, pero no la factura, al quinto día hábil del mes el sistema le generará la factura.

Ver video tutorial en la siguiente dirección web:

https://www.youtube.com/watch?v=_S905Ki-I0E&index=13&list=PLawVDFH_R_QIiHnsj24qfiZNrQwMiE5Db

En caso de no presentar su planilla se aplicará un recargo del 2% calculado sobre el monto total de las cuotas del SEM y otro 2% sobre el monto total de las cuotas del IVM.

Además, no se registrarán los cambios mensuales de los trabajadores (incapacidad, permisos, inclusiones, exclusiones y cambio de salario).

Si requiere hacer alguna modificación, debe solicitar un ajuste de planilla, el trámite para solicitar un ajuste de planilla puede encontrarlo en siguiente enlace https://www.ccss.sa.cr/tramites en la opción “ Trabajadores y Patronos” selecciona “Patronos” y ahí busca el que dice “Solicitud ajustes de planilla”, donde puede conocer la información para el trámite.

La CCSS mantiene una Base Mínima Contributiva Diferenciada para el cálculo de las cuotas obrero-patronales, para el cálculo de la cuota de SEM (Seguro Enfermedad y Maternidad), sobre el monto de ₡341.227 y para el cálculo de la cuota de IVM (Invalidez Vejez y Muerte), sobre el monto de ₡319.384, esto implica que todo salario inferior a estos montos será ajustados a la BMC.

Lo anterior, únicamente para el cálculo de los rubros obrero-patronales del seguro de salud (SEM) y el seguro de pensiones (IVM).

Ahora, según el artículo 34 del Reglamento del IVM y el artículo 64 del Reglamento del SEM, ambos permiten excepciones al ajuste de la cotización mínima. Estas son:

1. Cesantía o ingreso de nuevos trabajadores ocurridos en períodos intermedios del mes.
2. Reportes de incapacidades o permisos sin goce de salario que abarcan más de quince días.
3. Trabajo simultáneo con varios patronos o con patrono y seguro independiente percibiendo salarios e ingresos inferiores con todos o algunos de ellos.

Ejemplo:

Si se reporta a un trabajador con ¢100.000 de salario en el mes sin ninguna de las excepciones anteriores, el sistema realizará el ajuste a la cotización mínima para facturar en los rubros de SEM Obrero patronal sobre el monto de ₡341.227 y para el cálculo de la cuota de IVM (Invalidez Vejez y Muerte), sobre el monto de ₡319.384.

Un vez que haya ingresado a la Oficina Virtual CCSS, debe seleccionar la opción “Listar Facturas” del menú “Facturas”.

En la lista de facturas, seleccione la factura que desea consultar (botón  en la primera columna a la izquierda) y presione sobre el botón “Detalle”, en la ventana emergente, presione sobre el botón “Ver planilla”.

Posteriormente, puede generar el reporte de esta factura, por ejemplo, el detalle de facturación, la planilla, el de cotización mínima o las exoneraciones, esto seleccionado la factura e ingresando a la opción "Planilla", luego en “Reportes” dentro de este menú, seleccionar el reporte deseado.

Recuerde que se requiere mantener las ventanas emergentes o "pop-ups" habilitados en su navegador.

Ver video tutorial en la siguiente dirección web:

https://www.youtube.com/watch?v=oM53G3dI-Rs&index=6&list=PLawVDFH_R_QIiHnsj24qfiZNrQwMiE5Db