2563 funcionarios de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) ya están interactuando con el nuevo sistema de recursos empresariales (ERP-SAP) que entró en uso el pasado lunes 2 de junio.
Esto significa que este personal ha ingresado con su respectivo usuario y contraseña en el ambiente productivo de esta nueva plataforma. Es importante mencionar que, el proceso de capacitación abordó más de 7340 usuarios de los diferentes módulos en la institución.
Uno de los aspectos identificados durante los primeros días de operación en las distintas unidades ha sido la necesidad de realizar ajustes en la asignación de perfiles de usuario dentro del sistema ERP-SAP. Esto se debe a que, por diversas razones, algunos funcionarios que fueron capacitados y previamente incluidos en las listas oficiales remitidas por las jefaturas ya no se encuentran laborando en las mismas unidades o han asumido nuevas funciones.
En consecuencia, ha sido necesario proceder con la reasignación y actualización de perfiles de acceso, con el fin de garantizar que el personal actualmente responsable pueda hacer uso adecuado y oportuno del sistema en sus procesos operativos.
“Es importante indicar que en la fase de estabilización y transición posterior a la salida en vivo es un momento clave, en el cual se fortalece las capacidades de los funcionarios que van a operar el sistema al ejecutar de forma directa sus procesos en ERP, procurando dar acompañamiento a los equipos técnicos que lo requieran” destaca el máster Héctor Arias Mora, director del Plan de Innovación de la CCSS.
Precisamente, la mañana de este jueves 5 de junio, se movilizó un equipo de trabajo del Plan de Innovación al hospital Calderón Guardia, para apoyar este proceso de estabilización.
“Nuestro equipo de trabajo se encuentra dando contención a diferentes unidades que han solicitado apoyos adicionales para poder culminar con esta parte de la estabilización del sistema” destaca el director del Plan de Innovación.
En esta línea se ha coordinado con otras instancias técnicas y gerencias para aplicar algunas medidas de contingencia paralelas a efectos de no influir en la dinámica de operación de la institución. Por ejemplo, la Gerencia de Logística comunicó este jueves el plan de contingencia desde el nivel central para garantizar el abastecimiento de insumos médicos y medicamentos en todo el país.
El doctor Esteban Vega De la O, gerente de Logística, explicó que este plan permite a las unidades gestionar sus pedidos ordinarios y extraordinarios de acuerdo con las instrucciones emitidas por el Almacén General, asegurando el despacho continuo y oportuno desde el sistema de gestión de suministros.
“Este mecanismo forma parte de la fase de integración operativa de los sistemas logísticos con el ERP, y se desarrolla de forma articulada con la red de servicios para mantener la prestación de servicios sin interrupciones” destacó el gerente de Logística.
INTEGRACIÓN CON SICOP
La interfaz que comunica el ERP-SAP con el Sistema de Compras Públicas (SICOP) se encuentra habilitada. Esto permite la integración automatizada de los procesos de adquisición, facilitando el cumplimiento normativo en materia de compras públicas.
En particular, esta interfaz hace posible que los usuarios (unidades de compra de la CCSS) desde el ERP-SAP generen las Solicitudes de Pedido (SOLPED) hacia SICOP, para su correspondiente trámite dentro del sistema nacional.
En SICOP, por medio de la interfaz con el ERP, se realiza la verificación presupuestaria tanto de los procesos de compra en fase inicial como de las órdenes de pedido ya vigentes, asegurando que se cuente con disponibilidad presupuestaria antes de comprometer recursos institucionales.
Adicionalmente, la interfaz permite la creación de pedidos en el ERP, a partir de:
- Contratos ya adjudicados y notificados en SICOP.
- Órdenes de pedido tramitadas en SICOP y devueltas al ERP para su registro contable y logístico.
Esta integración garantiza una gestión ágil, segura, y trazable de los procesos de contratación administrativa, y garantiza la coherencia entre el sistema institucional y la plataforma oficial de compras del Estado costarricense.
SISTEMAS FINANCIEROS
La Gerencia Financiera informó que se encuentra realizando las gestiones necesarias para que sus sistemas que requieren interoperar con el ERP-SAP, cuenten con sus respectivas interfaces en pleno funcionamiento.
Un ejemplo de este avance a nivel de interfases se evidenció el día de ayer con el sistema GCREDIT, el cual ya logró enviar datos al ERP-SAP, y los movimientos fueron correctamente recibidos y contabilizados, conforme a lo establecido en los procesos funcionales del sistema.
